Der IT-Dienstleister gkv informatik modernisiert seine Dienstreise-Prozesse bei Einkauf und Abrechnung. Dabei wird die Software-Lösung für die Reisekosten-Abrechnung des Herstellers Viatos mit intelligentem Outsourcing durch die Solvenius GmbH kombiniert.
Für ihre Gesellschafter, die BARMER GEK, AOK Nordost, AOK NORDWEST, AOK Rheinland/Hamburg und AOK Sachsen-Anhalt sowie die Hanseatische Krankenkasse erbringt die gkv informatik IT-Dienstleistungen. Die IT-Services umfassen den Rechenzentrumsbetrieb, die Kommunikationsinfrastruktur, Support und Softwareberatung, die über 850 Mitarbeiter an 29 Standorten bei höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards erbringen.
Um sowohl Reise-Einkaufsvorgänge als auch die papierbasierten Antrags- und Abrechnungsprozesse für Dienstreisen zu modernisieren, initiierte die gkv informatik im Jahre 2013 eine
Ausschreibung, bei der sich die Viatos GmbH durchsetzen konnte
Wichtigste Ziele der Prozessumstellung:
- Umstellung der Reisemittelbuchung von einem zentralen auf ein dezentrales & effizientes Buchungsverfahren, d.h. die Mitarbeiter sollten künftig über Buchungsmaschinen in Eigenverantwortung ihre Reisemittel buchen
- Vermeidung von Buchungsgebühren für Hotel- und Bahnbuchungen
- Einführung eines elektronischen Systems für die Prozesse der Reisegenehmigung und Reisekostenabrechnung nach Bundesreisekostengesetz; im Ergebnis ein End-to-End-Prozess vom Antrag bis zur Abrechnung
- Erhöhung der Transparenz über Kosten für Dienstreisen und Ermöglichung eines wirksamen Controllings
- Einbettung der Lösung in die SAP-dominierte Systemlandschaft
- Entlastung von administrativen Prüfungsaufgaben bei der Abrechnung der Reisekosten durch einen externen Dienstleister
Durch Viatos als Software-Lösung und die Dienstleistungen der Solvenius GmbH konnte die gkv informatik ihre Ziele erreichen – es ist damit gelungen, einen End-to-End- Prozess nach Kundenwunsch zu etablieren. Erfahren Sie im Anwenderbericht der gkv informatik, wie die verschiedenen Module und Leistungen ineinandergreifen, um diese passgenaue Lösung zu ermöglichen.